Ești contabil? Cum stai cu timpul?

La început de an cu gândul la rezultatele anului anterior dar și la cele așteptate în noul an, merită câteva clipe de atenție modelul de mai jos.

În eventualitatea, mai mult sau mai puțin probabilă, în care rezultatele nu te mulțumesc, singurul loc în care poți în mod real schimba ceva este la comportamente însă pentru asta, din când în când, ar trebui puse sub semnul întrebării convingerile. De la ele pleacă de fapt rezultatele. Poate să caut alte răspunsuri decât cele care-mi vin cu ușurință în minte la unele întrebări cum ar fi:

„Ce înseamnă să fii contabil?”

„Ce înseamnă clientul (intern sau extern) pentru mine?”

„Ce înseamnă pregătirea continuă?” etc.

S-ar putea ca recomandările de mai jos, pentru a putea fi puse în aplicare, dacă nu le aplici deja, să ceară o variantă nouă sau măcar îmbunătățită pentru unele dintre convingerile actuale. Ele sunt adunate de la mulți oameni care, de multă vreme, obțin rezultate aplicându-le.

1. Obișnuiește-i pe cei care depind de tine, clienți sau colegi, cu întâlniri planificate. Încet-încet, așa cum în Occident nu mergi la bancă fără programare decât dacă contul tău este dintr-un număr de cifre egal cu al piticilor din poveste, și la noi unele bănci, timid, au început să facă planificări. La fel și companiile de servicii contabile. Oamenii ne tratează așa cum îi obișnuim noi.
2. Activitățile cu durată mai mare, care sunt greu de fragmentat, cum e cazul unor rapoarte, se planifică și se fac mai ușor în prima parte a zilei. Energia e mai ridicată, riscul de întreruperi e mai ușor de diminuat.
3. Înainte de a încheia ziua de lucru sau cel mai târziu la prima oră dimineața, alege din ceea ce ai de făcut, două-trei activități care aduc cele mai mari rezultate și acordă-le prioritate. Ziua va fi mai plăcută! Recomand cu căldură Musai list de Octavian Pantiș.
4. Alternează activitățile de rutină cu unele creative (de găsire de soluții, rezolvare de probleme sau studiu legislativ). Cele două categorii de activități solicită zone/emisfere diferite ale creierului. E ca și cum ai folosi mâinile alternativ pentru o activitate care presupune efort prelungit.
5. Ia pauze planificate și nu provocate de alții. Chiar dacă o conversație cu un coleg e mai plăcută decât compilarea unui raport, întreruperea și revenirea e mult mai costisitoare ca timp. O inecuație a Time Managementului spune că 2’ x 30 » 30’ x 2, adică de 30 de ori, câte două minute pentru o activitate, înseamnă mult mai mult decât două reprize de 30 de minute, pentru aceeași activitate. Un studiu primit de la colegii de la TMI arăta o cădere a IQ-ului cu 10 unități atunci când o persoană este întreruptă dintr-o activitate care cere atenție. Revenirea la nivelul anterior de performanță poate lua și 15 minute.
6. Păstrează Inbox-ul gol. Asta s-ar putea să doară pentru că rar am văzut oameni care arhivează, răspund, salvează fișiere sau planifică task-uri din mesaje pe care le primesc apoi le elimină din Inbox. Asta de câteva ori pe zi. Un „secret” este dezactivarea alertelor de mesaj nou ale aplicației de e-mail.
7. Păstrează pe birou sau pe ecranul calculatorului doar hârtiile sau fișierele de care ai nevoie pentru activitatea curentă. Toate celelalte vor deveni surse de distragere a atenției. Asta nu se întâmplă neapărat conștient ci pentru că o parte a minții verifică mediul în care petrecem timp pentru a ne ține în siguranță. Toate lucrurile din jur care nu sunt în același loc în fiecare zi vor fi în mod inconștient verificate, asta ducând la scăderea energiei. Un loc ordonat înseamnă o minte ordonată și viceversa.

Vă doresc un an excepțional!

Ciprian Teleman, General Manager MAX BA